Главной целью любого предприятия является достижение поставленных целей с наибольшей эффективностью. Все чаще мы слышим вокруг себя слова «бизнес-процессы», «оптимизация», и это неслучайно. Многие компании до сих пор работают «по-старинке», большинство работ выполняется вручную, не смотря на развитие автоматизированных систем и новых технологий. Однако все больше руководители задумываются о неоптимальном распределении ресурсов, о том, как наименьшими ресурсами обеспечить выполнение всех основных процессов компании и рост ключевых показателей.
Все большее значение на фоне прогрессирующих систем автоматизации имеет создание привлекательного образа для потребителей, удобство и высокая скорость обслуживания.
Если говорить об автоматизации библиотечной деятельности, то это задача комплексная и касается как сферы обслуживания читателей, так и внутренних библиотечных функций. Основной целью является создание системы, отвечающей современным требованиям и сокращающей, насколько это возможно, ручной труд сотрудников.
Библиотечное дело уходит своими корнями в древность, деятельность библиотеки разнообразна, процессы трудоемки, и в наше время активно развиваются автоматизированные системы, предназначенные для облегчения труда библиотечных сотрудников и повышения скорости и качества обслуживания читателей.
Приходя в библиотеку, мы мало задумываемся над тем, как работает вся эта сложная структура. Ведь библиотечные процессы не заканчиваются на выдаче книг, библиотеки ведут научную деятельность, ведется межбиблиотечный обмен, существуют целые команды, производящие реставрацию древних экземпляров, современные библиотеки содержат отделы по оцифровке книжного фонда. Большинство времени и человеческих сил занимает ручная работа, такая как заполнение формуляров читателей, инвентаризация, отчетная деятельность. Поэтому в процессе автоматизации библиотеки в первую очередь необходимо обратить внимание именно на облегчение и ускорение этих процессов.
Решением этой проблемы озадачились уже давно, и одним из первых решений было применение штрих — кодов для быстрой идентификации читателей и определения экземпляра книги. Однако данная технология имеет ряд отрицательных моментов, такие как недолговечность, незащищенность от подделок и недостаточное сокращение затрат времени и человеческих ресурсов на обработку книжных фондов, ввиду того, что необходимо брать каждую книгу в руки. Современной альтернативой таким системам является технология радиочастотной идентификации.
RFID-система (Radio Frequency Identification) представляет собой совокупность двух компонент: радиочастотная метка и считывающее устройство.
В нашем случае используются пассивные метки, которые не имеют источника питания, но тока, индуцированного сигналом от считывателя, достаточно для передачи ответного сигнала. Одним из преимуществ технологии является то, что метка содержит не только уникальный идентификатор, но и может хранить в своей памяти до 32 Кб полезной информации. RFID-системы классифицируются по рабочим частотам, по способности меток запоминать, перезаписывать информацию, по дальности считывания, по источнику питания. Метка может находиться в защитном пластиковом корпусе, что очень важно для решения задач автоматизации для, например, горнолыжных прокатных комплексов, может иметь очень маленький размер и вживляться под кожу для медицинских целей. Выбор системы зависит от потребностей предприятия, на котором внедряется данная технология.
Изначально система RFID была разработана для складской логистики, однако сейчас эта технология применяется практически в любых областях. Медицина, системы контроля управления доступом, проездные билеты, прокатные системы, учет товаров – это далеко не полный перечень областей, в которых радиочастотная технология применяется с успехом для решения задачи оптимизации бизнес — процессов.
Выбор именно этой технологии неслучаен. Ее отличают несомненные плюсы по сравнению с технологией штрих – кодирования. Во-первых, она является бесконтактной, то есть не требует ни прямого контакта, ни прямой видимости метки для считывания. К тому же считыватели обладают высокой проникающей способностью и могут считывать метку через любую твердую поверхность, а также принимать сигнал от нескольких меток одновременно. Немаловажна и имеющаяся противокражная функция RFID систем.
Итак, возвращаясь к библиотеке, в основе нашего решения лежит RFID-метка, наклеенная на книгу и электронный билет читателя.
Библиотечные процессы можно разбить на две группы: это процессы организации обслуживания читателей и внутренние библиотечные процессы. Рассмотрим их подробнее.
Как театр начинается с вешалки, так библиотека начинается с регистрации. Процесс регистрации новых читателей – это ручное заполнение личной карточки читателя, внесение его в журнал регистрации, согласитесь, действие довольно долгое и нередко вызывающее оправданное недовольство посетителей. С использованием электронного читательского билета можно добиться значительного сокращения времени и ручного труда в разы. К тому же билет, представляющий собой пластиковую карту, довольно сложно испортить. Последовательность действий выглядит следующим образом: читателя фотографируют прямо у стойки регистрации и заполняют электронную форму с его данными. Благодаря встроенным справочникам и интеллектуальным системам ввода, процедура очень быстрая. Далее RFID-карта прикладывается к считывателю и читателю присваивается личный, уникальный номер. Немаловажен и привлекательный внешний вид читательского билета, который разрабатывается в соответствии с корпоративными цветами и атрибутикой библиотеки.
Читальные залы современных библиотек укомплектованы автоматизированными рабочими местами, мультимедийными кабинами. Очень важный момент в отчетной деятельности библиотеки – это учет посетителей. Раньше было необходимо при входе в читальный зал отмечать свое посещение на кафедре, затем данные вручную вносились в отчеты. С применением RFID-технологии, процесс учета как таковой упразднился.
Теперь читатель авторизуется на рабочем месте, для этого необходимо только приложить карту к RFIDсчитывателю, которым укомплектовываются все автоматизированные рабочие места, и система сразу определяет, какой пользователь начал работу и автоматически передет данные в учетную систему.
И конечно нельзя не сказать об основной деятельности библиотеки — выдаче книг читателям. Любому человеку, посещавшему когда-либо библиотеку, известно, как много времени занимает поиск нужной литературы, ее заказ и ожидание. На данный момент очень многие библиотеки имеют электронный каталог, в котором очень быстро и легко можно отыскать необходимый документ. Однако процесс заказа выбранной литературы, выдачи ее на руки читателю оставался по-прежнему долгим и сложным.
Благодаря авторизации пользователя с помощью RFID-карты, заказ книги теперь происходит от лица читателя прямо с его рабочего места и поступает моментально в фондохранение. А в совокупности с разработанной системой информирования, которая предоставляет информацию о выполнении заказа по каждому читателю в любом помещении библиотеки, значительно облегчает и ускоряет эту долгую процедуру и делает ее более удобной и приятной для читателя. Непосредственно выдача литературы на руки происходит практически мгновенно, сначала прикладывается читательский билет к считывателю, затем – книга и процедура завершена.
На этом функционал читательского билета не заканчивается. Интеграция с бухгалтерским программным обеспечением позволяет нам использовать его как дебетовую карту для оплаты различных услуг, предоставляемых библиотекой, таких, как копирование, печать полнотекстовых документов, сканирование и многое другое. Пополнение личного счета может быть реализовано через обычные платежные терминалы, к которым все привыкли, авторизация опять же может происходить по RFID карте.
Нельзя не упомянуть и о системе, предотвращающей кражи книг. Метка, наклеенная на книгу, и специальные RFID-ворота надежно защищают библиотечный фонд.
Итак, подведем итог. Для процессов обслуживания читателей библиотеки используемая RFID технология дает нам следующие плюсы:
- Удобная регистрация и мгновенная авторизация читателей с помощью RFID карты
- Быстрая книговыдача, благодаря использованию радиочастотных меток для книг
- Противокражная система (RFID-ворота)
- Удобная оплата услуг и пополнение лицевого счета с использованием электронного читательского билета.
Говоря о внутренних процессах библиотеки, прежде всего, необходимо выделить инвентаризацию. Учитывая то, что фонд крупной библиотеки составляет обычно не один миллион экземпляров, можно представить, сколько времени занимает процедура учета каждой книги. Для решения этой проблемы внедряется специальная инвентаризационная система, которая представляет собой RFID антенну и обычный наладонный компьютер.
Благодаря тому, что считыватель улавливает сигнал метки на расстоянии до нескольких метров, для проведения инвентаризации достаточно просто пройти вдоль стеллажей фондохранения и затем загрузить полученные данные через специальное устройство в библиотечную систему для сверки. Существует также способ передачи данных с использованием технологии Wi-Fi. Таким образом, применение радиочастотной идентификации позволяет сократить примерно в двадцать раз время, затраченное на инвентаризацию библиотечных фондов, что позволяет проводить ее гораздо чаще и не закрывать библиотеку для ее проведения.
Таким образом, подводя итог вышесказанному, можно добиться значительного улучшения по всем основным показателям. Примерные данные, которые можно получить с помощью внедрения автоматизированной системы, приведены в таблице.
| Показатель | Результат |
| Сокращение времени на регистрацию читателя | В четыре раза |
| Сокращение времени на учет читателей | В три раза |
| Сокращение времени на инвентаризацию | В двадцать раз |
| Сокращение времени на выдачу литературы | В пять раз |
Задача по автоматизации библиотечных процессов не заканчивается на внедрении RFID-системы. Мы затронули лишь часть этого комплекса задач. В него также входит разработка электронной системы контроля исполнения заданий, автоматизация процессов сканирования, канцелярия, внедрение автоматизированной системы отчетности. Все это в совокупности представляет собой отлаженную автоматизированную систему бизнес-процессов, позволяющую библиотеке предоставлять услуги и организовывать свою работу на качественно новом уровне.
Оптимизация бизнес-процессов, автоматизация текущих задач предприятия – всегда сложная и интересная задача, требующая каждый раз индивидуального подхода, глубокого исследования специфики организации и немного фантазии.
