Системы электронного документооборота (СЭД) стремительно развиваются. Благодаря им, повышается производительность труда сотрудников, уменьшаются затраты компании, снижаются риски потери данных. СЭД может быть облачной и локальной.
Облачная СЭД
Она также называется On-Cloud. В этом случае клиент не приобретает систему управления бизнесом, а получает к ней доступ через интернет. Для входа используются логин и пароль, которые предоставляются при добавлении сотрудника в систему. Подробнее об этом читайте на https://a2b.su/modules/sed/.
Работать можно с любого устройства — ноутбука, ПК, планшета или смартфона, используя браузер или мобильное приложение. За предоставленный доступ оператор взимает абонентскую плату, размер которой зависит от количества активных модулей. Чем больше сотрудников подключено и шире функционал системы, тем выше будет стоимость услуги.
Преимущества:
- Небольшие затраты;
- Быстрая настройка;
- Нет потребности в локальном сервере;
- Возможно подключение к любым устройствам. Необходим интернет и данные для входа;
- Безопасность данных компании;
- Обновлением софта занимается разработчик;
- Большое разнообразие функций.
Локальная СЭД («в коробке»)
Ее еще называют On-Premise.
Клиент приобретает программу и устанавливает её на собственный локальный сервер, получая права владельца после единовременной оплаты полной стоимости.
Цена СЭД «в коробке» зависит от количества включённых модулей и числа устройств, на которые можно установить программу. При отсутствии необходимости в доработках дополнительных затрат не потребуется, и покупатель сможет пользоваться ПО неограниченное время.
Преимущества:
- Данные никуда не передаются. Они остаются внутри компании;
- Возможна передача документов между рабочими ПК по локальной сети, даже если отсутствует интернет;
- После покупки, если не нужны доработки и расширения, не требуются дополнительные траты.
Сравнение
Чтобы точно определить, какой вариант СЭД подойдет вашей компании, можно проанализировать все плюсы и минусы, воспользовавшись сравнительной таблицей.
Критерий
Облачное решение
Локальное решение
Доступ
Через интернет
Через локальный сервер
Оплата
Абонентская плата (ежемесячно/ежегодно)
Разовая покупка программы
Стоимость
Зависит от числа модулей и пользователей
Зависит от количества модулей и рабочих мест
Обновления и поддержка
Проводятся автоматически провайдером
Требуют дополнительной настройки и, иногда, оплаты
Безопасность данных
Данные хранятся в облаке на стороне оператора
Данные хранятся локально на сервере клиента
Масштабирование
Легко масштабируется при увеличении пользователей
Ограничено серверными мощностями
Контроль над данными
Частичный, зависит от оператора
Полный контроль над данными
Доступность
Требуется стабильное интернет-соединение
Доступно без интернета в локальной сети
Итак, выбор версии СЭД зависит от особенности работы компании, конкретного проекта. Для малого и среднего бизнеса выгоднее и удобнее будет облачная СЭД, для крупного предприятия подойдет как облачная система, так «в коробке».
